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Kodak facilita rentabilidad empresarial con su línea de scanners

Photobucket

Los nuevos scanners de la línea Document Imaging de Kodak (DI)  se adaptan totalmente al nuevo concepto de las oficinas sin papel o paperless; que de acuerdo a Wikipedia “representan un modelo más moderno que puede consistir solamente en una mesa, una silla y un ordenador conectado a la red corporativa. Los usuarios almacenan, recuperan y utilizan solamente documentaciónPhotobucket digital que se almacena localmente o se envía a través de la red corporativa o de Internet. Además optimizan el rendimiento laboral, debido a la simplificación de procesos y disminución del tiempo invertido. Sólo es necesario presionar el botón y dejar que la tecnología haga el resto en cuestión de segundos.

PhotobucketPara presentar a sus distribuidores y canales integradores de Venezuela las bondades de DI, Kodak realizó un encuentro con la participación de Mariana Galván, gerente de producto de Kodak para el cono norte de Latinoamérica y Rodrigo López, ingeniero de preventa y postventa de Kodak.Photobucket

Durante el evento, los especialistas explicaron que esta línea conforma un pilar en esta nueva era de gestión y almacenamiento digital que rompen el paradigma de tiempo y  distancia como barrera entre la información y su difusión.Photobucket

Galván, explicó que esta línea de scanners se dirige a los sectores cuya labor diaria es el manejo de documentos, como por ejemplo: gobierno, banca, corporativo, pequeñas y grandes empresas. “La digitalización no es algo que viene; ya la estamos viviendo a nivel mundial y con Document Imaging podremos enfocarnos en esta nueva era  brindando una mayor practicidad para tener un mayor acceso y uso de la información”.Photobucket

Por su parte Rodrigo López, acotó que estos scanners tienen un software exclusivo que se traduce en rapidez y eficacia que impacta la productividad empresarial. “Esta calidad nos permite acercarnos al usuario con un valor agregado que siempre le permitirá tener la información disponible aquí y ahora”.Photobucket

La nueva línea está pensada en distintas necesidades; y es que disponen de equipos que desafían al tiempo, digitalizando hasta 210 hojasPhotobucket por minuto por ambas caras con la serie i5000. López, agregó que uno de los  scanners más versátiles son el Kodak i920 y el Kodak i2600, los cuales están diseñados en prácticos tamaños y provistos de una tecnología que permiten digitalizar 20 y 50 páginas por ambas caras, en un minuto.

PhotobucketEstos dispositivos trabajan con un software exclusivo ideado por Kodak llamado Capture Pro. Con esta herramienta digital se deja atrás ese concepto que relaciona la digitalización de  documentos con lentos barridos de escáneres cama plana, explicó López, quien también agregó que DI permite al usuario rescatar datos de documentos para mejorar las categorías de almacenamiento, con lo cual siempre se podrá tener información a la mano. Además de contar con la tecnología Smart touch es la funcionalidad de programar procesos para tenerlos registrados y automatizarlos presionando un solo botón.

PD. Gracias al equipo de de Comstat Rowland por mantenernos informados sobre avances en el campo de la tecnología

¿Pero… se puede tener una oficina sin papel? Photobucket

Esta pregunta – si es que nos la hacemos – ya fue contestada en la página muypymes.com al señalar cuáles son los 10 mitos “absurdos” sobre la oficina sin papel, y que sirven de excusa para seguir usando papel con el gasto que eso genera y la alteración al medio ambiente.Aunque el texto es del año 2010 sigue estando vigente y rompe con algunos paradigmas sobre el uso o no del papel en nuestros centros de trabajo; sin embargo, esto a la larga es una decisión personal, o empresarial pero aquí hay algunos consejos que pueden ser útiles:

1. La tecnología no está preparada para la oficina sin papel

Esta es una de las excusas que se esgrimen con más frecuencia. “Me gustaría, pero no creo que la tecnología disponible pueda ayudarme…” Actualmente no sólo existen dispositivos capaces de escanear todo tipo de papel a gran velocidad y a un precio muy reducido sino que también son capaces de organizar flujos de trabajo con los que desaparece la necesidad de utilizar de nuevo el papel.

2. Muchas empresas piensan que es “todo o nada”

Otro de los problemas que esgrimen muchos gestores es que entienden que la oficina sin papel supone renunciar al papel por completo. Al considerarlo una idea poco menos que absurda, ni siquiera se plantean la posibilidad de comenzar a reducir el consumo de papel en su empresa.

3. La oficina sin papel es “menos segura”

¿Es más seguro mandar un correo electrónico o una carta certificada? Por supuesto, muchos argumentarán que al mandar una carta certificada tenemos todas las garantía de que llegará a su destino. Esto que no es baladí, no nos aseguro sin embargo qué es lo que pasará durante el camino. Con el correo electrónico pasa lo mismo.

4. Con un escáner lo hemos resuelto todo

En el lado de los entusiastas tenemos aquellos que piensan que por comprar un buen escáner ya han resuelto con éxito el reto de vivir sin papel. El escáner cumple ciertamente una función vital a la hora de eliminar el papel que ya tenemos en nuestra oficina, pero no crea por si solo una oficina sin papel.

5. Leer en el monitor cansa demasiado la vista

No vamos a negar la máxima. Leer en papel cansa mucho menos que leer en una pantalla. Sin embargo hay algunos peros. En primer lugar, no todos los monitores son iguales. Muchos monitores presentes en las pymes españolas son un auténtico infierno. Pantallas parpadeantes, monitores de tubo de hace hace diez años, portátiles excesivamente pequeños para el trabajo diario…

6. Con la oficina sin papel respetamos el medio ambiente

Vivir sin papel ayuda al medio ambiente si somos capaces de producir menos papel. Si únicamente nos limitamos a escanear documentos y tirar las copias impresas a la basura no estaremos siendo precisamente los más ecológicos del mundo. En este punto, nos remitimos a algunas de las prácticas que ya hemos abordado en otros apartados de este artículo.

7. Vivir sin papel es demasiado caro

Evidentemente la oficina sin papel requiere una inversión inicial. Deberemos comprar un buen escáner, un monitor decente y otros pequeños componentes que nos faciliten la transición. En total una pequeña empresa (5-10 trabajadores) podría necesitar una inversión de aproximadamente 1.000 euros para disponer de todo lo necesario para convertirse en una oficina sin papel.

8. El papel es mucho más seguro que una copia digital

Si nuestra gestión de copias de seguridad deja mucho que desear, probablemente esta afirmación tenga todo el sentido del mundo. En este sentido, si guardamos todos nuestros datos en un único disco duro externo que puede fallar por mil razones en cualquier momento, resulta del todo recomendable seguir confiando en el papel.

9. Todos los formatos son equivalentes

Una cosa es ponernos a “escanear alegremente” y otra muy distinta, saber hacerlo bien. Por ejemplo, la mayoría de los escáneres orientados al sector del consumo suelen apostar por el formato *.tiff como predeterminado cada vez que introducimos una nueva imagen o documento. Aunque la calidad del tiff es superior al del JPEG o incluso en PNG, de nada nos servirá si lo que queremos es gestionar los documentos de una oficina.

10. Vamos a ahorrar mucho tiempo

Una vez más, el simple hecho de escanear documentos no va a producir ahorros estimables de tiempo si nos quedamos en este paso. El objetivo de la oficina sin papel no es disponer de una copia digital de todos nuestros documentos, sino de crear un flujo de trabajo más eficiente y productivo. En este sentido, cuando pensamos en dar el paso, tenemos que pensar que vamos a necesitar cambiar la forma en la que hasta ahora nos hemos organizado.Photobucket

Como todo, siempre existe un rechazo al cambio, así que lo importante es comenzar y ver los resultados, así estaremos seguros si nuestra empresa merece ser totalmente digital o seguir usando papel.

 

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